Ihr Fristenkalender steht, bevor Sie fragen

Die wichtigste Pflicht einer US-LLC mit ausländischen Gesellschaftern ist Form 5472, und dieses Formular muss auch dann eingereicht werden, wenn die Gesellschaft keinen einzigen Verkauf getätigt hat. Seit der Regelung nach 2017 werden Single-Member LLCs in ausländischem Besitz für Zwecke der Informationsmeldung wie eine Corporation behandelt. In der Praxis bedeutet das: Die Gesellschaft reicht bei der IRS ein leer gelassenes pro forma Form 1120 ein, an das Form 5472 angeheftet ist, und meldet darin sämtliche Bewegungen zwischen Gesellschaft und Gesellschafter. Dazu gehören Kapitaleinlagen, Entnahmen, Zahlungen an den Gesellschafter und Zahlungen vom Gesellschafter.

Die Strafe für eine nicht eingereichte Erklärung beträgt 25.000 USD. Der Strafmechanismus wird häufig falsch verstanden: Ist die Erklärung 90 Tage nach der schriftlichen Mitteilung der IRS immer noch nicht eingereicht, kommen für jeden Zeitraum von 30 Tagen und für jede verbundene Partei gesondert weitere 25.000 USD hinzu. Eine Obergrenze gibt es nicht, die Strafe wiederholt sich also nicht einfach, sie summiert sich fortlaufend. Der häufigste Irrtum unter Amazon-Sellern ist die Annahme, die Erklärungspflicht entfalle, wenn man eine Gesellschaft gegründet, aber nie mit dem Verkauf begonnen hat. Sie entfällt nicht.

Die zweite Ebene ist die Einkommensteuer, und hier hängt die Lage vom Einzelfall ab. Ob das US-Einkommen einer ausländischen Person in den USA besteuert wird, richtet sich danach, ob dieses Einkommen einer in den USA ausgeübten gewerblichen Tätigkeit zugerechnet wird (effectively connected income) und ob nach dem Doppelbesteuerungsabkommen zwischen der Türkei und den USA in den USA eine Betriebsstätte, also ein permanent establishment, entsteht. Ob ein FBA-Lager für sich genommen eine Betriebsstätte begründet, ist eine Bewertung, die von Faktoren wie dem Vorhandensein von Personal, Büroräumen oder eines abhängigen Vertreters in den USA abhängt. Auf diese Frage gibt es keine für alle passende Antwort, sie muss für Ihre Situation gesondert geprüft werden.

Die dritte Ebene ist die Ebene der Bundesstaaten. Im Gründungsstaat entsteht eine Pflicht zum Jahresbericht oder zur Zahlung einer Staatssteuer; für Delaware LLCs ist das die feste Jahressteuer, die jedes Jahr am 1. Juni gezahlt wird, und der Betrag wurde Anfang 2026 von 300 USD auf 400 USD angehoben. Wenn Sie zudem eine physische Präsenz oder Mitarbeiter in den USA haben, kann in den betreffenden Bundesstaaten eine Pflicht zur Einkommensteuer oder zur Franchise Tax entstehen.

Ein Punkt verdient besondere Erwähnung, weil dazu immer noch veraltete Informationen im Umlauf sind: die Meldung der wirtschaftlich Berechtigten an FinCEN (BOI, Beneficial Ownership Information). Diese 2024 in Kraft getretene Pflicht wurde mit der Regelung vom März 2025 für in den USA gegründete Gesellschaften aufgehoben. Der Anwendungsbereich wurde auf Gesellschaften beschränkt, die nach ausländischem Recht gegründet wurden und sich in den USA für die Geschäftstätigkeit registrieren lassen. Eine typische LLC also, die in Wyoming oder Delaware gegründet wurde und deren Inhaber in der Türkei ansässig ist, gibt heute keine BOI-Meldung ab. Trotzdem verlangen einige Dienstleister weiterhin Gebühren für diese Meldung. Anzumerken ist auch, dass die Regelung durch eine Verwaltungsentscheidung eingeführt wurde und künftig geändert werden kann; deshalb verfolgen wir das Thema und informieren unsere Mandanten im Fall einer Änderung vorab. Ein eigenes Thema ist das Formular BE-13, das bei Gründung einer neuen US-Gesellschaft mit ausländischen Gesellschaftern beim BEA einzureichen ist; die Pflicht entsteht innerhalb von 45 Tagen, auch wenn die Behörde sich nicht bei Ihnen meldet, und sie wird häufig übersehen.

Nach den Marketplace Facilitator Gesetzen zieht Amazon in allen Bundesstaaten mit Verkaufssteuer die Sales Tax auf Ebene des Bundesstaats in Ihrem Namen ein und führt sie an den jeweiligen Bundesstaat ab. Dieser Umfang ist auf die Ebene des Bundesstaats begrenzt; bei Ausnahmen wie den Kommunen in Alaska und den Städten in Colorado, die ihre Steuer selbst erheben, kann die lokale Steuer gesondert laufen. Für den größten Teil der Verkäufer hat das den operativen Aufwand der Sales Tax deutlich verringert. Das bedeutet aber nicht, dass die Pflicht vollständig entfällt.

Grundlage der Sache ist der Begriff Nexus. Nexus ist die Verbindung, die ein Bundesstaat braucht, um von Ihnen den Einzug von Steuern oder eine Registrierung verlangen zu können. Es gibt zwei Arten: physischen Nexus und Economic Nexus. Physischer Nexus entsteht durch Warenbestand, Lager, Büro oder Mitarbeiter; wenn Sie FBA nutzen, verteilt Amazon Ihren Bestand auf Lager in zahlreichen Bundesstaaten, und diese Verteilung liegt nicht in Ihrer Hand. Economic Nexus beruht auf Schwellenwerten, die sich nach der Entscheidung South Dakota v. Wayfair aus dem Jahr 2018 durchgesetzt haben. Der verbreitete Schwellenwert liegt bei 100.000 USD Umsatz pro Jahr, in großen Bundesstaaten wie California und Texas liegt dieser Wert jedoch bei 500.000 USD. Beim Kriterium der Transaktionszahl hat sich Wesentliches verändert: Die Bedingung von 200 Transaktionen, die 2018 in fast jedem Bundesstaat galt, haben die meisten Bundesstaaten abgeschafft, heute wird sie nur noch in etwa achtzehn Bundesstaaten angewendet. Die Höhe der Schwellenwerte, die Frage, ob das Kriterium der Transaktionszahl überhaupt angewendet wird, und die Frage, ob Marketplace-Verkäufe in diese Rechnung einfließen, sind von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich. Einige Bundesstaaten haben das Kriterium der Transaktionszahl vollständig gestrichen.

In der Praxis gibt es drei Szenarien. Wenn Sie ausschließlich über Amazon verkaufen und keinen weiteren Kanal haben, müssen Sie sich in den meisten Bundesstaaten möglicherweise nicht zusätzlich registrieren; einige wenige Bundesstaaten verlangen jedoch selbst für Marketplace-Verkäufe eine Registrierung und Nullmeldungen. Wenn Sie auch über Ihre eigene Website, über Shopify oder im Großhandel verkaufen, liegen Einzug und Meldung der Sales Tax für diese Kanäle unmittelbar in Ihrer Verantwortung. Das dritte Szenario ist der Fall, in dem Sie ein Resale Certificate benötigen, um bei Ihren Lieferanten steuerfrei einkaufen zu können; auch das setzt in der Regel eine Sales-Tax-Registrierung im betreffenden Bundesstaat voraus.

Der richtige Weg ist, nicht nach Vermutung zu handeln, sondern mindestens einmal im Jahr eine Nexus-Karte zu erstellen: in welchen Bundesstaaten Ihr Bestand liegt, über welche Kanäle Sie wie viel verkaufen und in welchen Bundesstaaten Sie den Schwellenwert überschreiten. Mentoreis erstellt diese Analyse auf Basis Ihrer Amazon Bestands- und Verkaufsberichte und empfiehlt eine Registrierung nur in den Bundesstaaten, in denen sie tatsächlich nötig ist; eine unnötige Registrierung erzeugt eine Meldepflicht, die bis zur Abmeldung bestehen bleibt.

Anders als der Kalender in der Türkei läuft der US-Steuerkalender je nach Gesellschaftsform zu unterschiedlichen Terminen. Die folgenden Termine gelten für Gesellschaften, deren Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht; fällt ein Termin auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag.

Der Jahresanfang ist die Berichtsphase. Im Januar und Februar veröffentlicht Amazon die Verkaufs- und Zahlungsübersichten des Vorjahres; ob ein 1099-K ausgestellt wird und welcher Schwellenwert gilt, hängt von der steuerlichen Situation des Verkäufers und den jeweils geltenden Regeln ab, deshalb bedeutet ein ausbleibendes Formular nicht, dass Sie keine Erklärungspflicht haben. Der 15. März ist der Termin für Form 1065 bei LLCs mit mehreren Gesellschaftern und für Form 1120-S bei S-Corps. Hier ein wichtiger Hinweis für unsere Zielgruppe: Gesellschaften mit Gesellschaftern, die nicht in den USA ansässig sind, können den S-Corp Status nicht wählen, für in der Türkei ansässige Verkäufer ist S-Corp also keine Option. Der 15. April ist der Termin für Form 5472 mit pro forma Form 1120 bei LLCs mit einem Gesellschafter, für Form 1120 bei C-Corps und, falls erforderlich, für die persönlichen Steuererklärungen.

Eine Fristverlängerung ist möglich. Mit Form 7004 lässt sich für Unternehmenserklärungen in der Regel eine Verlängerung um sechs Monate erreichen; damit rücken Erklärungen mit Termin 15. März auf den 15. September und Erklärungen mit Termin 15. April auf den 15. Oktober. Entscheidend ist: Die Verlängerung verlängert die Frist zur Abgabe, nicht die Frist zur Zahlung. Wenn Sie eine Steuerschuld haben, laufen Zinsen und Säumniszuschlag ab dem ursprünglichen Termin.

Auf Ebene der Bundesstaaten richtet sich der Kalender nach Ihrem Gründungsstaat. Für Delaware LLCs wird die feste Jahressteuer jedes Jahr am 1. Juni gezahlt; der Betrag stieg Anfang 2026 von 300 USD auf 400 USD. In Wyoming wird der Jahresbericht am ersten Tag des Gründungsmonats eingereicht, es ist also kein fester Kalendertag, sondern ein für jede Gesellschaft eigener Termin. In Florida ist der Jahresbericht bis zum 1. Mai einzureichen, und wird dieser Termin versäumt, verhängt der Bundesstaat eine empfindliche Säumnisstrafe. Für New Mexico LLCs besteht keine Pflicht zum Jahresbericht, seit Mitte 2024 muss jedoch alle drei Jahre ein Bericht eingereicht werden.

Die Sales-Tax-Meldungen laufen in einem eigenen Rhythmus. Jeder Bundesstaat, in dem Sie registriert sind, weist Ihnen eine monatliche, vierteljährliche oder jährliche Meldefrequenz zu, und diese Frequenz kann vom Bundesstaat je nach Ihrem Umsatzvolumen geändert werden. Der Meldezeitraum endet meist am 20. des Monats, der auf das Ende des Zeitraums folgt, das ist aber von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich.

Es gibt einen einzigen strukturellen Grund, der die Bücher eines Amazon-Sellers verfälscht: Amazon überweist Ihnen nicht den Verkaufsbetrag, sondern die Nettoüberweisung nach Abzug aller Gebühren. Eine Buchhaltung, die den auf dem Bankkonto eingegangenen Betrag als Umsatz erfasst, zeigt Ihren Umsatz zu niedrig und Ihre Kosten so gut wie gar nicht. Das ist nicht nur ein kosmetisches Problem; es macht Ihre Erklärung fehlerhaft und führt dazu, dass Sie falsche Produkt- und Preisentscheidungen treffen, weil Sie Ihre tatsächliche Rentabilität nicht sehen.

Der richtige Weg ist, den Amazon Settlement Report Position für Position aufzuschlüsseln. Bruttoumsatz, erstattete Beträge, Referral Fee, FBA Fulfillment Fee, Lagergebühren, Zusatzgebühren für Langzeitlagerung, Werbeausgaben, Kosten für Coupons und Promotions, die von Amazon eingezogene Sales Tax und die Gebühren für die Retourenbearbeitung werden auf getrennte Konten gebucht. Wenn ein Settlement-Zeitraum endet, muss die Summe dieser Positionen exakt dem auf dem Bankkonto eingegangenen Nettobetrag entsprechen. Stimmt sie nicht, fehlt eine Position.

Das zweite kritische Thema sind Warenbestand und Kosten der verkauften Ware. Der größte Kostenblock eines Amazon-Sellers ist meist der Lagerbestand, und der Bestand ist bis zum Verkauf keine Ausgabe, sondern ein Vermögenswert. Einkaufspreis der Ware, internationaler Transport, Zoll sowie Prep- und Etikettierungskosten gehören zu den Kosten der verkauften Ware und werden erst dann zur Ausgabe, wenn das betreffende Produkt verkauft wird. Eine Buchhaltung, die diese Trennung nicht vornimmt, weist in den Monaten, in denen Sie Bestand aufbauen, Verlust aus und in den Monaten, in denen Sie Bestand abbauen, einen ungewöhnlich hohen Gewinn. Ebenso müssen die von Amazon einbehaltenen Reserve-Guthaben und die noch nicht ausgezahlten Settlement-Beträge als Forderungen geführt werden.

Das dritte Thema ist die Währung. Beschaffungszahlungen aus der Türkei, Überweisungen nach China und Bewegungen zwischen TRY und USD verfälschen über Kursdifferenzen die Gewinn- und Verlustrechnung, wenn sie nicht mit dem richtigen Kurs erfasst werden. Mentoreis bringt den in QuickBooks oder Xero aufgebauten Kontenplan mit der Struktur der Amazon Settlements in Übereinstimmung, schließt die monatliche Abstimmung exakt mit dem auf dem Bankkonto eingegangenen Betrag ab und erstellt Ihnen einen Bericht, in dem Sie die Marge je Produkt sehen.

Steuerstrafen in den USA unterscheiden sich im Vergleich zur Türkei an zwei Punkten: Die Strafen für Informationsmeldungen laufen unabhängig von einer Steuerschuld, und die Strafen werden automatisch im System verbucht. Sie können also selbst dann eine empfindliche Strafe erhalten, wenn Sie überhaupt keine Steuerschuld haben.

Der schwerste Posten ist Form 5472. Wird die Erklärung nicht oder unvollständig eingereicht, beträgt die Strafe 25.000 USD. Ist sie 90 Tage nach der schriftlichen Mitteilung der IRS nicht korrigiert, kommen für jeden Zeitraum von 30 Tagen und für jede verbundene Partei weitere 25.000 USD hinzu; eine Obergrenze gibt es nicht. Diese Strafe richtet sich nicht nach dem Umsatz der Gesellschaft; für eine Gesellschaft ohne jeden Verkauf ist der Betrag derselbe. Bei LLCs mit mehreren Gesellschaftern führt eine verspätete Abgabe von Form 1065 zu einer Strafe, die je Gesellschafter und je Monat der Verspätung berechnet wird. Für das Steuerjahr 2025 liegt der Betrag bei 255 USD je Gesellschafter und Monat für höchstens 12 Monate; bei einer Gesellschaft mit zwei Gesellschaftern ergibt eine Verspätung von drei Monaten 1.530 USD, eine Verspätung von einem vollen Jahr 6.120 USD. Der Betrag wird jedes Jahr an die Inflation angepasst. Bei einer Gesellschaft mit zwei Gesellschaftern kann eine Verspätung von wenigen Monaten vierstellige Beträge erreichen.

Wenn eine Steuerschuld besteht, laufen zwei getrennte Strafen zusammen: die Strafe für die verspätete Abgabe und die Strafe für die verspätete Zahlung. Die Strafe für die verspätete Abgabe läuft monatlich und summiert sich bis zu einer bestimmten Obergrenze; die Strafe für die verspätete Zahlung hat einen niedrigeren Satz, dazu kommen aber über ihre gesamte Dauer Zinsen. Deshalb ist es selbst dann, wenn Sie kein Geld zum Zahlen haben, deutlich günstiger, die Erklärung fristgerecht abzugeben, als sie gar nicht abzugeben.

Auf Ebene der Bundesstaaten ist die häufigste Folge die Löschung von Amts wegen. Gesellschaften, die ihren Jahresbericht oder ihre Franchise Tax mehrfach hintereinander nicht erledigen, verlieren den Status good standing. Die praktischen Folgen kommen in einer Kette: Ihr Bankkonto kann eingefroren werden, Amazon kann Ihre Gesellschaftsregistrierung im Verifizierungsprozess als ungültig behandeln, Lieferantenverträge lassen sich nicht verlängern, und die Wiederherstellung der Gesellschaft (reinstatement) kann zusammen mit den aufgelaufenen Gebühren ein Vielfaches der ursprünglichen Gründungskosten erreichen. Dieselbe Regel gilt für alle, die ihre Gesellschaft schließen wollen: Eine nicht ordnungsgemäß aufgelöste Gesellschaft lebt in den Registern weiter und häuft weiter Verbindlichkeiten an.

Der Prozess beginnt mit einem Übernahmegespräch. Wir prüfen Ihre Gesellschaftsstruktur, Ihren Gründungsstaat, die Verteilung der Anteile, Ihre Verkaufskanäle und, sofern vorhanden, Ihre bisherigen Erklärungen. Gibt es unvollständige oder gar nicht eingereichte Erklärungen, erstellen wir zuerst diese Karte der Versäumnisse; bevor die neue Periode sauber aufgesetzt wird, muss klar sein, wo die Vergangenheit steht.

Danach wird der Kontenplan aufgebaut. In QuickBooks oder Xero entsteht eine Kontenstruktur, die der Struktur der Amazon Settlements exakt entspricht, Ihre Bank- und Fintech-Konten werden angebunden, und die Methode zur Verfolgung von Bestand und COGS wird festgelegt. Der erste Monat gilt als Basismonat, und die Abstimmung wird über diesen Monat kalibriert.

Im laufenden Betrieb sieht der monatliche Rhythmus so aus: Die Settlement Reports werden aufgeschlüsselt, die Bankabstimmung wird durchgeführt, P&L und Cash Flow Bericht werden erstellt und eine Margentabelle je Produkt wird mit Ihnen geteilt. In den Bundesstaaten, in denen Sie für Sales Tax registriert sind, werden die Meldungen entsprechend ihrer Frequenz abgegeben. Ihre Nexus-Karte wird mindestens einmal im Jahr anhand Ihres Umsatzvolumens und Ihrer Bestandsverteilung überprüft. Im Jahresturnus werden die Erklärungen auf Bundes- und Bundesstaatsebene vorbereitet und eingereicht; ist eine Verlängerung nötig, wird Form 7004 rechtzeitig abgegeben. Für alle kritischen Termine versenden wir vor dem Meldezeitraum eine E-Mail und eine Benachrichtigung im Panel, denn der teuerste Fehler in diesem Geschäft ist das Vergessen.

Die Informationen auf dieser Seite dienen der allgemeinen Information und stellen keine auf den Einzelfall bezogene Steuer-, Rechts- oder Wirtschaftsberatung dar. Regeln, Schwellenwerte, Gebühren und Strafbeträge auf US-Bundes- und Bundesstaatsebene können sich von Zeit zu Zeit ändern; außerdem hängen Ihre Pflichten von Ihrer Beteiligungsstruktur, Ihrem Ansässigkeitsstatus, Ihrer physischen Präsenz in den USA und Ihren Verkaufskanälen ab. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, empfehlen wir, Ihre Situation zusätzlich vom Team von Mentoreis oder von einem zugelassenen US-Steuerexperten prüfen zu lassen.