Su calendario de declaraciones, listo antes que usted

La obligación más crítica de una LLC estadounidense de socios extranjeros es el Form 5472, y este formulario debe presentarse incluso si la empresa no ha realizado ninguna venta. Con la regulación posterior a 2017, las LLC de un solo miembro propiedad de personas extranjeras reciben el mismo trato que una corporation a efectos de declaración informativa. En la práctica esto significa: la empresa presenta ante el IRS un Form 5472 adjunto a un Form 1120 pro forma dejado en blanco y reporta todos los movimientos entre la empresa y el socio. Las aportaciones de capital, las retiradas de dinero, los pagos realizados al socio y los pagos procedentes del socio entran en este alcance.

La sanción por no presentar esta declaración es de 25.000 USD. El mecanismo de la sanción se malinterpreta: si transcurridos 90 días desde la notificación escrita del IRS la declaración sigue sin presentarse, se añaden otros 25.000 USD por cada periodo de 30 días y por cada parte relacionada de forma independiente. No hay límite máximo, es decir, la sanción no se repite sino que se acumula de forma multiplicativa. El problema más frecuente entre los vendedores de Amazon es la creencia errónea de que constituir la empresa y no haber empezado a vender elimina la obligación de declarar. No la elimina.

La segunda capa es el impuesto sobre la renta, y aquí la situación varía según cada persona. Que la renta de fuente estadounidense de un extranjero tribute o no en Estados Unidos depende de si esa renta se considera vinculada a una actividad comercial desarrollada en Estados Unidos (effectively connected income) y de si, en el marco del convenio para evitar la doble imposición entre Turquía y Estados Unidos, se genera un establecimiento en Estados Unidos, es decir, un permanent establishment. Si el almacén FBA por sí solo constituye o no un establecimiento es una valoración que cambia según factores como la existencia de personal, oficina o agente dependiente en Estados Unidos. Esta pregunta no tiene una única respuesta válida para todos y debe analizarse en función de su situación.

La tercera capa es el nivel estatal. En el estado donde está constituida la empresa surge la obligación de presentar un Annual Report o de pagar un impuesto estatal; para las LLC de Delaware se trata de un impuesto anual fijo que se paga cada año el 1 de junio, y el importe subió de 300 USD a 400 USD a comienzos de 2026. Además, si tiene presencia física o empleados en Estados Unidos, en los estados correspondientes puede surgir la obligación de pagar impuesto sobre la renta o Franchise Tax.

Hay un tema que conviene aclarar en detalle, porque en el mercado sigue circulando información antigua: el BOI Report, la declaración de beneficiarios reales que se presenta ante FinCEN. Esta obligación, que entró en vigor en 2024, se eliminó para las empresas constituidas en Estados Unidos mediante la modificación realizada en marzo de 2025. El alcance quedó limitado únicamente a las empresas constituidas conforme al derecho de un país extranjero que registran su actividad en Estados Unidos. Es decir, una LLC típica constituida en Wyoming o Delaware cuyo propietario reside en Turquía hoy no presenta el BOI Report. Pese a ello, algunos proveedores de servicios siguen cobrando por esta declaración. También conviene señalar que la modificación se introdujo mediante una decisión administrativa y puede cambiar en el futuro; por eso seguimos el tema y, si hay algún cambio, avisamos a nuestros clientes con antelación. Como asunto aparte, cuando se constituye una nueva empresa estadounidense con socios extranjeros existe el formulario BE-13 que debe presentarse ante la BEA; la obligación nace dentro de los 45 días aunque el organismo no se ponga en contacto con usted, y se pasa por alto con frecuencia.

En virtud de las leyes de Marketplace Facilitator, Amazon recauda en su nombre el sales tax de nivel estatal en todos los estados que aplican impuesto sobre las ventas y lo paga al estado correspondiente. Este alcance se limita al nivel estatal; en excepciones como los gobiernos locales de Alaska y las ciudades de Colorado que recaudan su propio impuesto, el impuesto local puede funcionar de forma separada. Esto ha reducido de forma considerable la carga operativa del sales tax para la mayor parte de los vendedores. Pero no significa que la obligación desaparezca por completo.

En la base del asunto está el concepto de nexus. El nexus es el vínculo necesario para que un estado pueda exigirle recaudar impuestos o darse de alta. Hay dos tipos: nexus físico y Economic Nexus. El nexus físico surge de la existencia de inventario, almacén, oficina o empleados; si utiliza FBA, Amazon distribuye su inventario a almacenes de numerosos estados y esa distribución no está bajo su control. El Economic Nexus se basa en umbrales que se generalizaron tras la sentencia South Dakota v. Wayfair de 2018. El umbral habitual son 100.000 USD de ventas anuales, pero en estados grandes como California y Texas esa cifra es de 500.000 USD. En el criterio del número de transacciones se ha producido un cambio importante: la mayoría de los estados ha eliminado el requisito de 200 transacciones que en 2018 existía en casi todos ellos, y hoy solo se aplica en unos dieciocho estados. Los importes de los umbrales, si se aplica o no el criterio del número de transacciones y si las ventas de marketplace se incluyen o no en ese cómputo varían de un estado a otro. Algunos estados han eliminado por completo el criterio del número de transacciones.

En la práctica hay tres escenarios. Si vende únicamente a través de Amazon y no tiene otro canal, en la mayoría de los estados puede que no tenga la obligación adicional de darse de alta; sin embargo, algunos estados exigen el alta y una declaración a cero incluso para las ventas de marketplace. Si vende también desde su propia página web, desde Shopify o al por mayor, en esos canales la recaudación y la declaración del sales tax son responsabilidad directa suya. El tercer escenario es aquel en el que necesita obtener un resale certificate para comprar mercancía sin impuestos a sus proveedores; eso suele requerir darse de alta en el sales tax del estado correspondiente.

El enfoque correcto, en lugar de actuar por suposiciones, es elaborar un mapa de nexus al menos una vez al año: en qué estados se almacena su inventario, cuánto vende por cada canal y qué umbrales estatales ha superado. En Mentoreis hacemos ese análisis a partir de sus informes de inventario y ventas de Amazon y recomendamos el alta solo en los estados en los que realmente es necesaria; un alta innecesaria genera una obligación de declarar que continúa hasta que se cierra.

El calendario fiscal estadounidense, a diferencia del turco, funciona con fechas distintas según el tipo de sociedad. Las fechas siguientes corresponden a las empresas que utilizan el año natural como ejercicio fiscal; si una fecha cae en fin de semana o festivo oficial, se traslada al siguiente día hábil.

El primer mes del año es el periodo de reporte. En enero y febrero Amazon publica los resúmenes de ventas y pagos del año anterior; que se emita o no el formulario 1099-K y qué umbral resulta aplicable varía según la situación fiscal del vendedor y las reglas del periodo, por lo que no recibir el formulario no significa que usted no tenga obligación de declarar. El 15 de marzo es la fecha de presentación del Form 1065 de las LLC con varios socios y del Form 1120-S de las S-Corp. Aquí hay una nota importante para nuestro público objetivo: las empresas con socios que no son residentes en Estados Unidos no pueden elegir el estatus de S-Corp, por lo que la S-Corp no es una opción para los vendedores residentes en Turquía. El 15 de abril es la fecha de la declaración del Form 5472 junto con el Form 1120 pro forma de las LLC de un solo socio, de la declaración del Form 1120 de las C-Corp y, si procede, de las declaraciones individuales.

La prórroga es posible. Con el Form 7004 se puede obtener normalmente una prórroga de seis meses para las declaraciones societarias; esto traslada las declaraciones del 15 de marzo al 15 de septiembre y las del 15 de abril al 15 de octubre. El punto crítico es este: la prórroga amplía el plazo para presentar la declaración, no el plazo para pagar. Si tiene deuda tributaria, los intereses y el recargo por demora empiezan a correr desde la fecha original.

En el lado estatal, el calendario varía según su estado de constitución. Para las LLC de Delaware el impuesto anual fijo se paga cada año el 1 de junio; el importe pasó de 300 USD a 400 USD a comienzos de 2026. En Wyoming el Annual Report se presenta el primer día del mes de constitución de la empresa, es decir, no es una fecha fija del calendario sino una fecha propia de cada empresa. En Florida el Annual Report se presenta hasta el 1 de mayo y, si se incumple esa fecha, el estado aplica un recargo por demora considerable. Para las LLC de New Mexico no existe obligación de Annual Report, pero desde mediados de 2024 hay que presentar un informe cada tres años.

Las declaraciones de sales tax siguen un ritmo aparte. Cada estado en el que esté dado de alta le asigna una frecuencia de declaración mensual, trimestral o anual, y esa frecuencia puede ser modificada por el estado según su volumen de ventas. El plazo de declaración suele cerrarse el día 20 del mes siguiente al final del periodo, aunque varía entre estados.

Hay una única razón estructural que estropea los libros del vendedor de Amazon: Amazon no le envía el importe de la venta, sino la transferencia neta que queda una vez descontadas las retenciones. Un libro que registra como ingreso el importe que llega a la cuenta bancaria muestra sus ingresos por debajo de lo real y deja sus gastos casi totalmente invisibles. No es solo un problema estético; hace que su declaración sea incorrecta y, además, al no poder ver su rentabilidad real, le lleva a tomar decisiones equivocadas de producto y de precio.

El método correcto es desglosar el informe de settlement de Amazon partida por partida. La venta bruta, los importes devueltos, el referral fee, el FBA fulfillment fee, las tarifas de almacenamiento, los recargos por almacenamiento prolongado, el gasto en publicidad, los costes de cupones y promociones, el sales tax recaudado por Amazon y las tarifas de procesamiento de devoluciones se registran en cuentas separadas. Cuando termina un periodo de settlement, la suma de estas partidas debe coincidir exactamente con el importe neto que llega al banco. Si no coincide, se ha escapado alguna partida.

El segundo asunto crítico es el inventario y el coste de la mercancía vendida. La mayor partida de gasto del vendedor de Amazon suele ser el stock, y el stock no es un gasto hasta que se vende, sino un activo. El precio de compra del producto, el transporte internacional, los aranceles aduaneros y los costes de prep y etiquetado se incluyen en el coste de la mercancía vendida y solo se convierten en gasto cuando se vende el producto correspondiente. Un libro que no hace esta distinción muestra pérdidas en los meses en los que acumula stock y un beneficio anormal en los meses en los que lo liquida. Del mismo modo, los saldos de reserva que Amazon retiene y los importes de settlement todavía no pagados deben seguirse como cuentas por cobrar.

El tercer asunto es la divisa. Si los pagos de aprovisionamiento hechos desde Turquía, las transferencias a China y los movimientos entre TRY y USD no se registran con el tipo de cambio correcto, las diferencias de cambio distorsionan la cuenta de resultados. En Mentoreis ajustamos el plan de cuentas que montamos sobre QuickBooks o Xero a la estructura del settlement de Amazon, cerramos la conciliación mensual de forma exacta con el importe que llega al banco y le entregamos un informe en el que puede ver el margen por producto.

En Estados Unidos las sanciones fiscales se diferencian de las turcas en dos puntos: las sanciones de las declaraciones informativas funcionan con independencia de la deuda tributaria y las sanciones se cargan automáticamente en el sistema. Es decir, puede recibir una sanción importante aunque no tenga ninguna deuda tributaria.

La partida más grave es el Form 5472. Si la declaración no se presenta o se presenta de forma incompleta, la sanción es de 25.000 USD. Si no se corrige transcurridos 90 días desde la notificación escrita del IRS, se añaden otros 25.000 USD por cada periodo de 30 días y por cada parte relacionada; no hay límite máximo. Esta sanción no atiende a la facturación de la empresa; para una empresa con cero ventas el importe es el mismo. En las LLC con varios socios, presentar el Form 1065 con retraso genera una sanción que se calcula por cada socio y por cada mes de demora. Para el ejercicio fiscal 2025 el importe es de 255 USD por socio y mes, con un máximo de 12 meses; en una empresa con dos socios, un retraso de tres meses supone 1.530 USD y un retraso de un año completo, 6.120 USD. La cifra se actualiza cada año según la inflación. En una empresa con dos socios, unos pocos meses de retraso pueden alcanzar importes de cuatro cifras.

En los casos en los que existe deuda tributaria funcionan a la vez dos sanciones distintas: la sanción por declarar tarde y la sanción por pagar tarde. La sanción por declarar tarde se aplica mensualmente y se acumula hasta un tope determinado; la sanción por pagar tarde tiene un tipo más bajo, pero durante todo ese tiempo se le añaden además intereses. Por eso, aunque no tenga dinero para pagar, presentar la declaración a tiempo sale mucho más barato que no presentarla.

En el lado estatal, la consecuencia más frecuente es la disolución administrativa. Las empresas que no presentan su Annual Report o no pagan su Franchise Tax de forma repetida pierden el estatus de good standing. Sus consecuencias prácticas llegan en cadena: su cuenta bancaria puede quedar bloqueada, Amazon puede considerar inválido su registro societario durante el proceso de verificación, los contratos con proveedores no pueden renovarse y volver a activar la empresa (reinstatement) puede costar, junto con las tasas acumuladas, varias veces el coste inicial de constitución. Para quienes quieren cerrar la empresa rige la misma regla: una empresa que no se cierra conforme al procedimiento sigue viva en los registros y sigue acumulando deuda.

El proceso empieza con una reunión de traspaso. Revisamos la estructura de su empresa, su estado de constitución, el reparto societario, sus canales de venta y, si las hay, sus declaraciones anteriores. Si hay declaraciones incompletas o no presentadas, primero elaboramos ese mapa de retrasos; antes de montar bien el nuevo periodo hay que saber en qué punto está el pasado.

Después montamos el plan de cuentas. Creamos en QuickBooks o Xero una estructura de cuentas que se corresponde exactamente con la estructura del settlement de Amazon, conectamos sus cuentas bancarias y fintech y definimos el método de seguimiento del inventario y del COGS. El primer mes se toma como mes base y la conciliación se calibra sobre él.

Durante el periodo de funcionamiento el ritmo mensual es el siguiente: se desglosan los informes de settlement, se hace la conciliación bancaria, se generan la cuenta de resultados y el informe de flujo de caja y se comparte la tabla de márgenes por producto. En los estados en los que tenga alta de sales tax, las declaraciones se presentan según su frecuencia. Su mapa de nexus se revisa al menos una vez al año sobre la base de su volumen de ventas y de la distribución de su inventario. En el periodo anual se preparan y se presentan las declaraciones federales y estatales; si hace falta prórroga, el Form 7004 se presenta a tiempo. Para todas las fechas críticas enviamos un aviso por correo electrónico y una notificación en el panel antes del periodo de declaración, porque en este trabajo el error más caro es olvidarse.

La información de esta página tiene carácter informativo general y no constituye asesoramiento fiscal, jurídico o contable personalizado. Las normas, umbrales, tasas e importes de sanción a nivel federal y estatal en Estados Unidos pueden cambiar periódicamente; además, sus obligaciones varían según su estructura societaria, su situación de residencia, su presencia física en Estados Unidos y sus canales de venta. Antes de tomar una decisión, recomendamos que su caso sea evaluado además por el equipo de Mentoreis o por un especialista fiscal estadounidense autorizado.