Beyan takviminiz sizden önce hazır

Yabancı ortaklı bir ABD LLC'sinin en kritik yükümlülüğü Form 5472'dir ve bu form şirket hiç satış yapmamış olsa bile verilmek zorundadır. 2017 sonrası düzenlemeyle birlikte, yabancı kişilerin sahip olduğu tek üyeli LLC'ler bilgi beyanı açısından corporation gibi muamele görür. Pratikte bu şu demektir: şirket, boş bırakılmış bir pro forma Form 1120'nin üzerine iliştirilmiş Form 5472 ile IRS'e beyan verir ve şirket ile ortak arasındaki tüm hareketleri raporlar. Sermaye koyma, para çekme, ortağa yapılan ödemeler ve ortaktan gelen ödemeler bu kapsamdadır.

Bu beyanın verilmemesinin cezası 25.000 USD'dir. Ceza mekanizması yanlış biliniyor: IRS'in yazılı bildiriminden 90 gün sonra beyan hâlâ verilmemişse, her 30 günlük dönem için ve her ilişkili taraf başına ayrı ayrı 25.000 USD daha eklenir. Üst sınır yoktur, yani ceza tekrarlanmaz, katlanarak birikir. Amazon satıcıları arasında en sık karşılaşılan sorun, şirketi kurup satışa hiç başlamamış olmanın beyan yükümlülüğünü ortadan kaldırdığı yanılgısıdır. Ortadan kaldırmaz.

İkinci katman gelir vergisidir ve burada durum kişiye göre değişir. Bir yabancının ABD kaynaklı gelirinin ABD'de vergilenip vergilenmeyeceği, o gelirin ABD'de yürütülen bir ticari faaliyete bağlı sayılıp sayılmadığına (effectively connected income) ve Türkiye ile ABD arasındaki çifte vergilendirmeyi önleme anlaşması kapsamında ABD'de bir işyeri, yani permanent establishment oluşup oluşmadığına bağlıdır. FBA deposunun tek başına işyeri oluşturup oluşturmadığı, ABD'de personel, ofis veya bağımlı temsilci bulunup bulunmadığı gibi unsurlara göre değişen bir değerlendirmedir. Bu sorunun herkese uyan tek bir cevabı yoktur ve durumunuza özel incelenmesi gerekir.

Üçüncü katman eyalet düzeyidir. Şirketin kurulu olduğu eyalette yıllık rapor veya eyalet vergisi yükümlülüğü doğar; Delaware LLC'ler için bu her yıl 1 Haziran'da ödenen sabit yıllık vergidir ve tutar 2026 başında 300 USD'den 400 USD'ye yükseltildi. Ayrıca ABD içinde fiziki varlığınız veya çalışanınız varsa ilgili eyaletlerde gelir veya franchise vergisi yükümlülüğü ortaya çıkabilir.

Bir konuyu özellikle açmak gerekiyor, çünkü piyasada hâlâ eski bilgi dolaşıyor: FinCEN'e yapılan gerçek faydalanıcı bildirimi (BOI). 2024'te yürürlüğe giren bu yükümlülük, 2025 Mart'ında yapılan düzenlemeyle ABD'de kurulmuş şirketler için kaldırıldı. Kapsam yalnızca yabancı ülke hukukuna göre kurulup ABD'de faaliyet kaydı açtıran şirketlerle sınırlandırıldı. Yani Wyoming veya Delaware'de kurulmuş, sahibi Türkiye mukimi olan tipik bir LLC bugün BOI bildirimi vermiyor. Buna rağmen bazı hizmet sağlayıcılar bu bildirim için ücret talep etmeye devam ediyor. Düzenlemenin idari bir kararla getirildiğini ve ileride değiştirilebileceğini de not düşmek gerekir; bu yüzden konuyu takip ediyor, değişiklik olursa müşterilerimize önceden haber veriyoruz. Ayrı bir başlık olarak, yabancı ortaklı yeni bir ABD şirketi kurulduğunda BEA'ya verilmesi gereken BE-13 formu vardır; kurum size ulaşmasa bile yükümlülük 45 gün içinde doğar ve sıklıkla atlanır.

Amazon, marketplace facilitator yasaları gereği satış vergisi uygulayan eyaletlerin tamamında eyalet düzeyindeki sales tax'ı sizin adınıza tahsil eder ve ilgili eyalete öder. Bu kapsam eyalet düzeyiyle sınırlıdır; Alaska'daki yerel yönetimler ve Colorado'nun kendi vergisini toplayan şehirleri gibi istisnalarda yerel vergi ayrı işleyebilir. Bu, satıcıların büyük bölümü için sales tax'ın operasyonel yükünü ciddi biçimde azaltmıştır. Ancak yükümlülüğün tamamen ortadan kalktığı anlamına gelmez.

İşin temelinde nexus kavramı vardır. Nexus, bir eyaletin sizden vergi toplama veya kayıt yaptırma talep edebilmesi için gereken bağdır. İki türü vardır: fiziki nexus ve ekonomik nexus. Fiziki nexus envanter, depo, ofis veya çalışan bulunmasından doğar; FBA kullanıyorsanız envanteriniz Amazon tarafından çok sayıda eyaletteki depoya dağıtılır ve bu dağılım sizin kontrolünüzde değildir. Ekonomik nexus ise 2018 tarihli South Dakota v. Wayfair kararı sonrasında yaygınlaşan eşiklere dayanır. Yaygın eşik yıllık 100.000 dolar satıştır, ancak California ve Teksas gibi büyük eyaletlerde bu rakam 500.000 dolardır. İşlem sayısı kriterinde önemli bir değişim yaşandı: 2018'de neredeyse her eyalette bulunan 200 işlem şartını eyaletlerin çoğu kaldırdı, bugün yalnızca yaklaşık on sekiz eyalette uygulanıyor. Eşik tutarları, işlem sayısı kriterinin uygulanıp uygulanmadığı ve marketplace satışlarının bu hesaba dahil edilip edilmediği eyaletten eyalete farklıdır. Bazı eyaletler işlem sayısı kriterini tamamen kaldırmıştır.

Pratikte üç senaryo vardır. Yalnızca Amazon üzerinden satış yapıyorsanız ve başka kanalınız yoksa, çoğu eyalette ayrıca kayıt yaptırma zorunluluğunuz olmayabilir; ancak birkaç eyalet, marketplace satışları için bile kayıt ve sıfır beyan istemektedir. Kendi web sitenizden, Shopify'dan veya toptan olarak da satış yapıyorsanız, bu kanallardaki satışlarda sales tax tahsili ve beyanı doğrudan sizin sorumluluğunuzdadır. Üçüncü senaryo, tedarikçilerinizden vergisiz mal alabilmek için resale certificate almanız gereken durumdur; bu da genellikle ilgili eyalette sales tax kaydı yaptırmayı gerektirir.

Doğru yaklaşım, tahminle hareket etmek yerine yılda en az bir kez nexus haritası çıkarmaktır: envanterinizin hangi eyaletlerde tutulduğu, hangi kanallardan ne kadar satış yaptığınız ve hangi eyaletlerin eşiğini aştığınız. Mentoreis bu analizi Amazon envanter ve satış raporlarınız üzerinden yapar ve yalnızca gerçekten gerekli olan eyaletlerde kayıt önerir; gereksiz kayıt, kapatılana kadar süren bir beyan yükümlülüğü yaratır.

Amazon satıcısının defterlerini bozan tek bir yapısal sebep vardır: Amazon size satış tutarını değil, kesintiler düşüldükten sonraki net havaleyi gönderir. Banka hesabına düşen tutarı gelir olarak kaydeden bir defter, gelirinizi olduğundan düşük, giderlerinizi ise neredeyse tamamen görünmez gösterir. Bu yalnızca estetik bir sorun değildir; hem beyanınızı hatalı hale getirir hem de gerçek kârlılığınızı göremediğiniz için yanlış ürün ve fiyat kararları almanıza yol açar.

Doğru yöntem, Amazon settlement raporunu kalem kalem ayrıştırmaktır. Brüt satış, iade edilen tutarlar, referral fee, FBA fulfillment fee, depolama ücretleri, uzun süreli depolama ek ücretleri, reklam harcamaları, kupon ve promosyon maliyetleri, Amazon tarafından tahsil edilen sales tax ve iade işlem ücretleri ayrı hesaplara yazılır. Bir settlement dönemi bittiğinde bu kalemlerin toplamı, bankaya düşen net tutarla birebir uyuşmalıdır. Uyuşmuyorsa bir kalem kaçmıştır.

İkinci kritik konu envanter ve satılan malın maliyetidir. Amazon satıcısının en büyük gider kalemi genellikle stoktur ve stok, satılana kadar gider değil varlıktır. Ürün alım bedeli, uluslararası nakliye, gümrük vergisi, prep ve etiketleme maliyetleri satılan malın maliyetine dahil edilir ve ancak ilgili ürün satıldığında gidere dönüşür. Bu ayrımı yapmayan bir defter, stok yığdığınız aylarda zarar, stok erittiğiniz aylarda anormal kâr gösterir. Aynı şekilde Amazon'un elinizde tuttuğu rezerv bakiyeler ve henüz ödenmemiş settlement tutarları alacak olarak izlenmelidir.

Üçüncü konu para birimidir. Türkiye'den yapılan tedarik ödemeleri, Çin'e yapılan transferler ve TL ile USD arasındaki hareketler doğru kurla kaydedilmezse kur farkları kâr tablosunu bozar. Mentoreis, QuickBooks veya Xero üzerine kurduğu hesap planını Amazon settlement yapısıyla eşleştirir, aylık mutabakatı bankaya düşen tutarla birebir kapatır ve size ürün bazlı marjı görebileceğiniz bir rapor üretir.

ABD'de vergi cezaları Türkiye'ye kıyasla iki noktada farklılaşır: bilgi beyanlarının cezaları vergi borcundan bağımsız işler ve cezalar otomatik olarak sisteme yüklenir. Yani hiç vergi borcunuz olmasa bile ciddi bir ceza alabilirsiniz.

En ağır kalem Form 5472'dir. Beyanın verilmemesi veya eksik verilmesi halinde ceza 25.000 USD'dir. IRS'in yazılı bildiriminden 90 gün sonra düzeltilmemişse her 30 günlük dönem ve her ilişkili taraf için 25.000 USD daha eklenir; üst sınır yoktur. Bu ceza şirketin cirosuna bakmaz; sıfır satışlı bir şirket için de aynı tutardır. Çok ortaklı LLC'lerde Form 1065'in geç verilmesi, her ortak için her gecikme ayı üzerinden hesaplanan bir ceza doğurur. 2025 vergi yılı için tutar ortak başına ayda 255 dolar ve en fazla 12 aydır; iki ortaklı bir şirkette üç aylık gecikme 1.530 dolar, tam yıl gecikme 6.120 dolar eder. Rakam her yıl enflasyona göre güncellenir. İki ortaklı bir şirkette birkaç aylık gecikme dört haneli tutarlara ulaşabilir.

Vergi borcu olan durumlarda iki ayrı ceza birlikte işler: beyanı geç verme cezası ve ödemeyi geç yapma cezası. Beyanı geç verme cezası aylık olarak işler ve belirli bir tavana kadar birikir; ödemeyi geç yapma cezası daha düşük oranlıdır ama süresi boyunca faiz de eklenir. Bu yüzden ödeyecek paranız olmasa bile beyanı zamanında vermek, hiç vermemekten çok daha ucuzdur.

Eyalet tarafında en sık görülen sonuç idari fesihtir. Yıllık raporunu veya franchise tax'ını üst üste ödemeyen şirketler good standing statüsünü kaybeder. Bunun pratik sonuçları zincirleme gelir: banka hesabınız dondurulabilir, Amazon doğrulama sürecinde şirket kaydınızı geçersiz sayabilir, tedarikçi sözleşmeleri yenilenemez ve şirketi yeniden aktif hale getirmek (reinstatement) birikmiş ücretler ile birlikte ilk kuruluş maliyetinin katlarına çıkabilir. Şirketi kapatmak isteyenler için de aynı kural geçerlidir: usulüne uygun kapatılmayan bir şirket, kayıtlarda yaşamaya ve borç biriktirmeye devam eder.

Süreç bir devralma toplantısıyla başlar. Şirket yapınız, kuruluş eyaletiniz, ortaklık dağılımınız, satış kanallarınız ve varsa geçmiş beyanlarınız incelenir. Eksik veya hiç verilmemiş beyan varsa önce bu gecikme haritası çıkarılır; yeni dönemi düzgün kurmadan önce geçmişin nerede durduğunu bilmek gerekir.

Ardından hesap planı kurulur. QuickBooks veya Xero üzerinde Amazon settlement yapısına birebir karşılık gelen bir hesap yapısı oluşturulur, banka ve fintech hesaplarınız bağlanır, envanter ve COGS izleme yöntemi belirlenir. İlk ay bir baz ay olarak kabul edilir ve mutabakat bu ay üzerinden kalibre edilir.

İşleyiş döneminde aylık ritim şöyledir: settlement raporları ayrıştırılır, banka mutabakatı yapılır, kâr ve zarar tablosu ile nakit akışı raporu üretilir ve ürün bazlı marj tablosu paylaşılır. Sales tax kaydınız olan eyaletlerde beyanlar frekansına göre verilir. Nexus haritanız satış hacminiz ve envanter dağılımınız üzerinden yılda en az bir kez gözden geçirilir. Yıllık dönemde federal ve eyalet beyanları hazırlanır ve dosyalanır; uzatma gerekiyorsa Form 7004 zamanında verilir. Tüm kritik tarihler için beyan döneminden önce e-posta ve panel bildirimi gönderilir, çünkü bu işte en pahalı hata unutmaktır.

Bu sayfadaki bilgiler genel bilgilendirme amaçlıdır ve kişiye özel vergi, hukuk veya mali müşavirlik tavsiyesi niteliği taşımaz. ABD federal ve eyalet düzeyindeki kurallar, eşikler, ücretler ve ceza tutarları dönemsel olarak değişebilir; ayrıca yükümlülükleriniz ortaklık yapınıza, ikamet durumunuza, ABD'deki fiziki varlığınıza ve satış kanallarınıza göre farklılık gösterir. Karar vermeden önce durumunuzun Mentoreis ekibi veya yetkili bir ABD vergi uzmanı tarafından ayrıca değerlendirilmesini öneririz.